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ALL-IN-ONE IMMOBILIENVERWALTUNGSSOFTWARE

Die erste Software, 

die für Sie arbeitet


Erleben Sie mit ORBIS Estate, wie viel Zeit Sie sparen können.

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Eine Plattform. Alle Prozesse. 

Vollständige Transparenz.

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Eine Plattform. Alle Prozesse. Vollständige Transparenz.

Über 60 Jahre Erfahrung in den Bereichen Immobilienbranche und IT-Wirtschaft sichern Ihnen neueste und praxistaugliche Innovationen auf höchstem Niveau.

Hosting in Deutschland
BSI & ISO-27001-konform
 höchste Expertise in Immobilien- und Enterprise Software

Warum zu uns wechseln?

Weil Ihre Software sich an Ihre Prozesse anpassen sollte 

nicht umgekehrt.



Einfache Bedienung – intuitives Portal



Große Auswahl an automatisierten Agenten für Routinetätigkeiten


Alle für Vermieter und Verwalter notwendigen Arbeitsschritte in einem Portal

 

Automatisierte Mieter- 

und Dienstleistungs-kommunkiation


Funktionen im Detail

Orbis Estate bündelt Kommunikation, Zahlungen, Service, Dokumente und Prozesse in einer zentralen Plattform – klar strukturiert und auf einen Blick erfassbar.

Funktionen im Detail

Orbis Estate bündelt Kommunikation, Zahlungen, Service, Dokumente und Prozesse in einer zentralen Plattform – klar strukturiert und auf mobilen Geräten angenehm nutzbar.

Funktion

Intelligenter Chatbot

Automatisierte Unterstützung für Standardanfragen und Serviceprozesse.

Der Chatbot beantwortet wiederkehrende Anliegen automatisch, versteht natürliche Sprache und führt Nutzer direkt in die passenden Prozesse oder Bereiche von Orbis Estate.

Bis zu 70 % der Standardanfragen können automatisiert bearbeitet werden.

Was der Chatbot übernimmt

Er beantwortet häufige Fragen ohne manuelle Bearbeitung.
Er versteht deutschsprachige Eingaben in natürlicher Sprache.
Er erkennt Anliegen wie Zahlungen, Schäden oder Dokumentenanfragen.
Er erstellt bei komplexeren Fällen automatisch Service-Tickets.

Wissensbasis und Logik

Themen wie Zahlungen, Betriebskosten, Kaution oder Dokumente können gezielt ausgespielt werden.
Keyword-Matching und Intent-Erkennung helfen bei einer zuverlässigen Zuordnung.
Eine vollständige Gesprächshistorie sorgt für Nachvollziehbarkeit und spätere Auswertung.
Der Chatbot kann bei Bedarf um externe KI-Modelle erweitert werden.
Funktion

Online-Zahlungen & Finanzverwaltung

Digitale Zahlungsabwicklung mit transparenter Kontoführung.

Das Finanzmodul verbindet moderne Zahlungsmethoden mit nachvollziehbarer Kontoführung, automatischer Verbuchung und einer klaren Übersicht über offene und erledigte Zahlungen.

Zahlungseingänge können deutlich schneller verarbeitet und Rückfragen reduziert werden.

Unterstützte Zahlungsprozesse

Zahlungen können über Überweisung, SEPA, Kreditkarte, PayPal oder Stripe abgewickelt werden.
Zahlungsdaten werden tokenisiert und sicher verarbeitet.
Transaktionen können automatisiert verfolgt und mit Status versehen werden.
Benachrichtigungen zu Zahlungseingängen oder fehlgeschlagenen Zahlungen laufen zentral zusammen.

Konten und Nachvollziehbarkeit

Mieterkonten zeigen Kontostände und fällige Beträge in Echtzeit.
Historien und Belege können digital bereitgestellt werden.
Gebühren und Zahlungsbestandteile lassen sich sauber aufschlüsseln.
Die Anbindung an nachgelagerte Buchhaltungsprozesse ist vorbereitet.
Funktion

Zählerstandsverwaltung

Digitale Erfassung und Auswertung von Verbrauchsdaten.

Zählerstände für Strom, Wasser, Gas oder Heizung werden digital erfasst, plausibilisiert und direkt für Betriebskosten- und Verbrauchsprozesse nutzbar gemacht.

Der manuelle Aufwand bei Ableseprozessen sinkt erheblich.

Digitale Erfassung

Zählerstände können einfach über Portal oder mobile Ansicht übermittelt werden.
Je nach Konfiguration kann ein Foto als Nachweis mit hochgeladen werden.
Plausibilitätsprüfungen verhindern unrealistische Eingaben oder Rückschritte.
Verbrauchswerte lassen sich sofort gegen Vorperioden vergleichen.

Automatisierung und Historie

Ableseanfragen können zeitgesteuert ausgelöst werden.
Erinnerungen werden automatisiert versendet und überfällige Rückmeldungen sichtbar gemacht.
Alle Ablesungen bleiben historisch nachvollziehbar.
Verbrauchstrends können direkt in weitere Abrechnungs- oder Reporting-Prozesse einfließen.
Funktion

Schadensmeldung & Wartungsanfragen

Professionelles Ticket-System für Schäden und Servicefälle.

Meldungen zu Schäden oder Wartungsanfragen werden strukturiert erfasst, priorisiert und über einen klaren Workflow bis zur Erledigung begleitet.

Schnellere Reaktionszeiten und klarere Abläufe im Serviceprozess.

Strukturierte Erfassung

Anliegen können nach Kategorien wie Sanitär, Heizung oder Elektrik erfasst werden.
Beschreibungen, Bilder und Prioritäten lassen sich direkt mitgeben.
Auch Terminwünsche können bereits bei der Meldung erfasst werden.
Dadurch liegen alle relevanten Informationen von Anfang an gebündelt vor.

Workflow und Qualität

Tickets werden automatisch an zuständige Stellen oder Dienstleister weitergeleitet.
Status wie eingegangen, in Bearbeitung oder abgeschlossen sind jederzeit sichtbar.
Abgeschlossene Vorgänge können bewertet werden, um Servicequalität messbar zu machen.
Notfallanfragen lassen sich priorisieren und separat eskalieren.
Funktion

Termin-Buchungssystem

Digitale Koordination von Besichtigungen, Reparaturen und Abstimmungen.

Das Buchungssystem reduziert Abstimmungsaufwand, zeigt verfügbare Slots an und unterstützt die Terminfindung zwischen Nutzern, Verwaltung und Dienstleistern.

Weniger Abstimmung per Telefon oder E-Mail, mehr Verbindlichkeit im Prozess.

Buchung und Koordination

Freie Zeitslots können direkt angezeigt und gebucht werden.
Terminarten wie Wartung, Besichtigung oder Sprechstunden lassen sich separat abbilden.
Absagen, Umplanungen und Erinnerungen werden direkt im Ablauf berücksichtigt.
Kalender-Integrationen helfen dabei, externe Termine einzubinden.

Prozessvorteile

Weniger manuelle Abstimmung zwischen allen Beteiligten.
Termine werden transparenter und verbindlicher dokumentiert.
Nutzer sehen sofort, welche Zeiten tatsächlich verfügbar sind.
Der gesamte Ablauf bleibt zentral nachvollziehbar.
Funktion

Dokumenten-Management

Zentrale Ablage für wichtige Unterlagen und Nachweise.

Orbis Estate stellt alle relevanten Dokumente digital bereit und sorgt dafür, dass Verträge, Abrechnungen und Bescheinigungen jederzeit sicher abrufbar bleiben.

Dokumente werden zentral verfügbar statt verteilt über E-Mail-Anhänge und Papierablagen.

Verfügbare Dokumenttypen

Verträge, Nachträge und Abrechnungen können zentral abgelegt werden.
Auch Bescheinigungen und individuelle Dokumente lassen sich gezielt bereitstellen.
Versionierung und Archivierung helfen bei Nachvollziehbarkeit und Dokumentensicherheit.
Der Zugriff ist auf die jeweils relevanten Inhalte beschränkt.

Digitalisierung und Sicherheit

Dokumente können professionell als PDF erzeugt und bereitgestellt werden.
Branding, Layout und optionale Signaturprozesse lassen sich abbilden.
Speicherung und Zugriff sind verschlüsselt und nachvollziehbar.
Downloads und Dokumentenabrufe können protokolliert werden.
Funktion

Benachrichtigungssystem

Multi-Channel-Kommunikation mit Priorisierung und klarer Zustellung.

Benachrichtigungen werden nach Relevanz priorisiert und über passende Kanäle wie Portal, E-Mail oder optional Push konsistent ausgespielt.

Wichtige Informationen erreichen Nutzer schneller und geordneter.

Benachrichtigungsarten

Zahlungen, Servicefälle, Dokumente und Systemmeldungen können separat behandelt werden.
Auch Community-Inhalte oder Statusänderungen lassen sich als eigene Nachrichtentypen abbilden.
Prioritätsstufen helfen, zwischen informativen und dringenden Nachrichten zu unterscheiden.
Benachrichtigungen können automatisch gruppiert oder archiviert werden.

Kanäle und Nutzererlebnis

Mitteilungen erscheinen zentral im Portal mit Ungelesen-Zähler und Status.
Zusätzlich können professionelle E-Mails oder optionale Push-Nachrichten versendet werden.
Aktionslinks in Benachrichtigungen führen direkt zum relevanten Vorgang.
So bleibt Kommunikation nicht nur sichtbar, sondern auch handlungsorientiert.
Funktion

Community-Board

Zentraler Ort für Austausch, Hinweise und nachbarschaftliche Interaktion.

Das Community-Board schafft Raum für Ankündigungen, Diskussionen und hilfreichen Austausch innerhalb der Hausgemeinschaft – moderiert und strukturiert.

Stärkere Bindung und mehr Interaktion innerhalb des Objekts.

Community-Funktionen

Beiträge, Kommentare und thematische Diskussionen können zentral organisiert werden.
Ankündigungen, Dateien und Bilder lassen sich direkt im Kontext teilen.
Interaktionen wie Antworten oder Reaktionen erhöhen die Sichtbarkeit relevanter Inhalte.
So entsteht eine digitale Anlaufstelle für gemeinschaftliche Themen.

Moderation und Steuerung

Beiträge können optional freigegeben, gemeldet oder entfernt werden.
Wichtige Inhalte lassen sich anpinnen und hervorheben.
Spam oder unangemessene Inhalte können aktiv gefiltert werden.
Die Verwaltung behält damit Kontrolle, ohne den Austausch zu blockieren.
Funktion

E-Mail-Integration

Professionell gestaltete E-Mail-Templates für alle relevanten Events.

Die E-Mail-Integration sorgt für konsistente Kommunikation mit dynamischen Templates, Branding und klaren Call-to-Actions über alle wichtigen Anwendungsfälle hinweg.

Responsive Templates für alle Endgeräte und klare Kommunikationsstandards.

Template-System

Benachrichtigungen, Rechnungen und Service-Updates können über eigene Templates gesteuert werden.
Templates sind responsiv aufgebaut und auf unterschiedliche Geräte ausgelegt.
Branding mit Logo, Farben und Struktur kann automatisiert übernommen werden.
Dynamische Inhalte lassen sich flexibel in die Kommunikation integrieren.

Vorteile im Versand

Kommunikation wirkt konsistenter und professioneller.
Wichtige Informationen werden klarer dargestellt und schneller verstanden.
Call-to-Actions führen direkt in den passenden Prozess oder Bereich.
Vorlagen sparen Aufwand und reduzieren manuelle Fehler im Tagesgeschäft.

Unsere Plattform wächst mit Ihren Anforderungen 

Wählen Sie Ihren passenden Tarif. Erweitern Sie flexibel.

Basis

89 € / Monat
+ pro Agent zzgl. 99€/Monat 
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Verwaltung aller Immobilienobjekte inkl. Struktur, Stammdaten und Abrechnung

Zentrale Verwaltung aller Immobilienobjekte mit klarer Struktur und vollständigen Stammdaten. Von Adressen über Eigentümer bis zur Abrechnungskonfiguration sind alle Informationen an einem Ort gebündelt und bilden die Grundlage für alle weiteren Prozesse.

Übersichtliche Verwaltung aller Einheiten inklusive Flächen, Ausstattung und Nutzung. Leerstände, Belegungen und Historien sind jederzeit nachvollziehbar und liefern eine verlässliche Basis für Vermietung und Auswertung.

Alle Mieterdaten, Zahlungsinformationen und Kommunikationsverläufe werden zentral verwaltet. Von Einzug bis Auszug bleibt jede Interaktion dokumentiert, wodurch Prozesse transparenter und effizienter werden.

Flexible Verwaltung aller Mietverträge mit einem modularen System für Mietbestandteile. Anpassungen, Kündigungen und Änderungen werden vollständig historisiert und sorgen für maximale Nachvollziehbarkeit und rechtliche Sicherheit.

Integration von energiewirtschaftlichen Prozessen direkt in die Immobilienverwaltung. Zählpunkte, Zähler und Betreiberrollen werden vollständig abgebildet und historisiert – inklusive aller Wechsel und Zuständigkeiten.

Strukturierte Abbildung von Lieferanten- und Betreiberwechseln mit klaren Workflows und Statuslogik. Alle Schritte, Dokumente und Fristen sind zentral dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

Verwaltung von Mieten, Kautionen und Betriebskosten mit automatisierten Buchungen und klaren Kontostrukturen. Alle Zahlungsflüsse sind transparent, nachvollziehbar und direkt mit Verträgen verknüpft.

Zentrale Auswertung aller relevanten Kennzahlen rund um Objekte, Mieter, Verträge und Finanzen. Dashboards und Reports liefern die Grundlage für schnelle Entscheidungen und vollständige Transparenz.

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Premium
499 € / Monat
+ pro Agent zzgl. 99€/Monat 
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Verwaltung aller Immobilienobjekte inkl. Struktur, Stammdaten und Abrechnung

Im Premium-Paket sind alle Funktionen des Basispakets vollständig enthalten und werden durch erweiterte Features und zusätzliche Möglichkeiten ergänzt.

Im Paket sind bis zu fünf Automatisierungs- bzw. KI-Agents enthalten, die zentrale Prozesse unterstützen und Aufgaben automatisch übernehmen.

Unser Unternehmen ist auf Beratung, Produktentwicklung und Kundensupport spezialisiert. Wir passen unsere Dienstleistungen an die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen in verschiedenen Branchen an und helfen ihnen, in einem wettbewerbsintensiven Markt zu wachsen und erfolgreich zu sein


Sie fragen sich, wie Sie bei der Digitalisierung vorgehen sollen?
Gerne unterstützen wir Sie bei der Analyse und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse.
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Platin
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Im Premiumpaket sind alle verfügbaren Automatisierungs- und KI-Agents vollständig enthalten.

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